Cómo ver en ARCA las facturas que te emitieron tus proveedores (Mis Comprobantes Recibidos)

Cada vez que un proveedor emite una factura electrónica a tu CUIT, ARCA (ex AFIP) la registra en el momento en que le otorga el CAE. Ese registro se puede consultar: es el servicio Mis Comprobantes, pestaña Recibidos, y es la lista de todo lo que ARCA sabe que te facturaron, haya llegado o no la factura a tu casilla.

Es la contracara de lo que hace un área de cuentas a pagar todos los días. La factura que mandó el proveedor dice lo que él quiere cobrar; Mis Comprobantes dice lo que quedó registrado a tu nombre.

Cómo entrar, paso a paso

Son cinco pasos, y el segundo solo hace falta la primera vez:

1. Entrar a arca.gob.ar con clave fiscal, la de la empresa o la de quien la represente.
2. Habilitar el servicio si no aparece. Se hace desde el Administrador de Relaciones de Clave Fiscal: se busca "Mis Comprobantes" y se adhiere. Queda disponible en el momento.
3. Entrar a Mis Comprobantes y elegir Recibidos. La otra pestaña, Emitidos, es lo que la empresa facturó.
4. Filtrar. Por fecha del comprobante, tipo, punto de venta, CUIT del emisor o código de autorización. Para un control mensual alcanza con el mes entero.
5. Consultar y descargar el listado en Excel o CSV.

Si la consulta la hace otra persona —el estudio contable, por ejemplo—, el titular le delega el servicio desde el mismo Administrador de Relaciones, y cada uno entra con su propia clave.

Qué trae el listado

Una fila por comprobante, con los datos que ARCA registró al autorizarlo:

Las facturas en dólares

Una factura en moneda extranjera aparece en su moneda de origen, con el tipo de cambio en su propia columna. Sumar la columna del importe total sin separar por moneda mezcla pesos y dólares, y el número que sale no es ninguno de los dos. El listado se suma de a una moneda por vez.

Qué no trae

Mis Comprobantes es el registro que ARCA guardó al autorizar la factura, no la factura que diseñó y mandó el proveedor. Por eso le faltan cuatro cosas que cuentas a pagar necesita:

1. Los renglones. Qué se compró, cuánto, a qué precio y con qué código. Sin eso no se puede controlar la factura contra la orden de compra ni contra el remito.
2. Cada percepción por separado. Las percepciones de IVA y de Ingresos Brutos de cada jurisdicción quedan sumadas en otros tributos. Para saber cuánto te percibió cada provincia —y poder computarlo donde corresponde— hay que leer la factura. La diferencia entre percepción y retención explica por qué ese detalle importa.
3. El vencimiento del pago y la condición de venta. El listado dice cuándo se emitió la factura, no cuándo hay que pagarla.
4. Los datos para pagar. No hay CBU ni alias: eso lo da el proveedor y vive en tu maestro de proveedores, con sus propios controles contra el fraude por cambio de CBU.

Tres controles para hacer cada mes

Cruzar el listado del mes contra lo que se cargó encuentra tres problemas distintos:

1. La factura que no llegó. Está en ARCA y no en tu sistema: quedó en un mail sin leer, en el celular de alguien o en un cajón. Encontrarla a fin de mes es mejor que enterarse por el reclamo del proveedor.
2. La factura que nadie reconoce. Está emitida a tu CUIT y nadie la pidió. Se le pregunta al emisor antes de cargarla: puede ser una compra que alguien no avisó o un error que el proveedor tiene que anular con una nota de crédito.
3. El total que no coincide. El comprobante está en los dos lados pero con importes distintos. Casi siempre es un dato mal cargado de este lado, y es lo mismo que detecta la constatación del CAE.

Cómo hacer el cruce, paso a paso

El cruce se hace con una clave que identifique cada comprobante igual en los dos lados: el CUIT del emisor, el tipo, el punto de venta y el número. Con el nombre del proveedor no funciona —"Distribuidora Sur SA" y "DISTRIBUIDORA SUR S.A." son el mismo y no coinciden—, y con el número solo tampoco: dos proveedores pueden tener la misma factura 0003-00001234.

1. Bajá el listado del mes de Mis Comprobantes Recibidos, en Excel.
2. Bajá de tu sistema las facturas de compra cargadas con fecha de ese mes.
3. Armá la clave en cada planilla, en una columna nueva: CUIT sin guiones, tipo, punto de venta con 5 dígitos y número con 8, separados por un guion. Los ceros de adelante tienen que estar en los dos lados: si en una planilla el punto de venta es "3" y en la otra "00003", no coinciden. Guardá esa columna como texto, o Excel se los come.
4. Buscá cada clave de ARCA en tu sistema con BUSCARX (o BUSCARV en versiones viejas de Excel). Las que no aparecen son facturas que no llegaron.
5. Buscá cada clave de tu sistema en ARCA. Las que no aparecen son comprobantes sin CAE en ARCA: facturas en papel con CAI, o algo que hay que revisar.
6. Compará el total de las que están en los dos lados, de a una moneda por vez. Una diferencia de centavos suele ser redondeo; una diferencia mayor es un dato mal cargado.

Las notas de crédito van en el cruce igual que las facturas, con su propio tipo: una nota de crédito que está en ARCA y no en tu sistema es plata a favor que nadie descontó.

Mis Comprobantes no reemplaza la constatación

Mirar el listado no es constatar. La constatación es la consulta comprobante por comprobante, con el CUIT del emisor, el punto de venta, el tipo, el número, la fecha, el importe total y el CAE, que confirma que la factura que tenés es la que ARCA autorizó. Y es una obligación de quien recibe la factura:

Los contribuyentes estarán obligados a constatar que las facturas o documentos equivalentes que reciban por sus compras o locaciones, se encuentren debidamente autorizados por la Administración Federal de Ingresos Públicos.

Los dos controles se complementan: Mis Comprobantes encuentra lo que falta, y la constatación del CAE controla lo que llegó. Hacer solo uno deja abierto el otro lado.

Dónde entra un sistema de cuentas a pagar

Anexa (anexaempresas.io) trabaja del lado de la factura que llega: la lee entera —el proveedor, cada alícuota de IVA, cada percepción con su jurisdicción y cada renglón con su código—, constata el CAE contra ARCA y bloquea las facturas duplicadas antes de que entre al circuito de firmas.

Mis Comprobantes sigue siendo útil al lado de eso, como control cruzado de fin de mes: lo que ARCA tiene registrado a tu CUIT y no entró por ningún lado es una factura que nadie va a pagar a tiempo. Lo leído por Anexa se descarga en Excel con el CUIT, el tipo, el punto de venta y el número en columnas separadas, así que la clave del cruce se arma igual que con el listado de ARCA. Cómo entra y se controla cada factura está en carga automática de facturas de proveedores.

En resumen

En resumen: las facturas que te emitieron tus proveedores se ven en ARCA, en Mis Comprobantes, pestaña Recibidos, después de habilitar el servicio en el Administrador de Relaciones. El listado trae una fila por comprobante con sus totales, en su moneda; no trae los renglones, ni cada percepción por separado, ni el vencimiento del pago. Sirve para encontrar la factura que no llegó, la que nadie reconoce y la que se cargó con otro importe, y se complementa con la constatación del CAE, que controla cada factura que sí llegó. Es uno de los controles del proceso de cuentas a pagar automatizado.