Cómo pasar facturas de PDF a Excel, con CUIT, CAE, IVA y percepciones

Pasar una factura de PDF a Excel parece una sola tarea, pero son dos: sacar los datos del PDF y dejarlos ordenados para que Excel sume, filtre y se pueda cargar en tu sistema. Hay cuatro formas de hacerlo en Argentina, y cada una trae cosas distintas. La diferencia está en el detalle: la cabecera la da cualquiera; cada alícuota de IVA, cada percepción y cada renglón, no.

Las cuatro formas, comparadas

1. Mis Comprobantes Recibidos, de ARCA

Si lo que necesitás es la lista de facturas que te emitieron, no hace falta abrir ningún PDF: ARCA ya la tiene. Entrás con clave fiscal a Mis Comprobantes, elegís Recibidos, filtrás por fecha y lo descargás en Excel o CSV. El paso a paso está en cómo ver en ARCA las facturas que te emitieron tus proveedores.

Trae una fila por comprobante: fecha, tipo, punto de venta y número, CAE, emisor, moneda y tipo de cambio, neto gravado, no gravado, exento, IVA, otros tributos y total.

Lo que no trae es justamente el detalle: los renglones, y cada percepción por separado. Las percepciones de IVA y de Ingresos Brutos de cada provincia quedan sumadas en otros tributos. Sirve para controlar que no te falte ninguna factura; no alcanza para cargarlas.

2. Excel: Datos → Obtener datos → Desde PDF

Excel de Microsoft 365 importa las tablas de un PDF: Datos → Obtener datos → Desde archivo → Desde PDF. Muestra las tablas que detectó y, con Transformar datos, se abre el editor de Power Query para limpiarlas.

Funciona con PDF digitales, los que genera el sistema del proveedor. Con un escaneo o una foto no hay texto que importar. Y aun con un PDF digital, lo que detecta como tabla depende del diseño de cada proveedor: el encabezado con el CUIT y el CAE suele quedar partido en varias tablas, y las percepciones del pie, mezcladas con los totales. Cada proveedor nuevo es una limpieza nueva.

3. Un OCR gratis y copiar a mano

Para un escaneo o una foto, el primer paso es pasarla a texto. Google Drive lo hace gratis: abrís el archivo con Documentos de Google y el texto aparece debajo de la imagen. Después, cada dato se copia a su columna.

Para una factura de vez en cuando, alcanza. Para cincuenta por mes, seguís tipeando, y nadie controla que el CUIT o el importe hayan quedado bien. Qué hace un OCR y qué no ve de una factura argentina está en OCR de facturas en Argentina.

4. Un lector de facturas con IA

Un lector con IA interpreta la factura: devuelve cada dato con su nombre, el IVA de cada alícuota con su base, cada percepción con su tipo y jurisdicción, y cada renglón con su código, cantidad y precio. Es la única de las cuatro que te deja la factura entera y ordenada en el Excel, venga en PDF, escaneada o en foto.

Lo que hay que exigirle es lo que pide la norma que la factura discrimine:

En el caso de operaciones gravadas efectuadas con sujetos responsables inscriptos en el gravamen o adheridos al Régimen Simplificado para Pequeños Contribuyentes (Monotributo), deberá discriminarse:

1.1. La alícuota a que está sujeta la operación.

1.2. El monto del impuesto resultante.

1.3. El monto de los restantes tributos que no integren el precio neto gravado.

1.4. El importe de la percepción que resulte procedente.

Si el lector te devuelve las percepciones sumadas, estás igual que con Mis Comprobantes.

Cómo armar la planilla para que sirva

Un Excel con los datos adentro no alcanza si Excel no los entiende. Cuatro reglas:

• Los importes, como números. Sin el signo $ y con el separador decimal de tu Excel. Un importe guardado como texto no suma, y el total te da cero sin avisar.
• CUIT, punto de venta y número, como texto. Si no, Excel le saca los ceros de adelante a "00003" y el número deja de coincidir con el de ARCA.
• Las fechas, como fecha y en día/mes/año. Una fecha guardada como texto no se ordena, y una leída al revés —el 05/08 como 8 de mayo— existe, así que no salta.
• Una hoja por nivel. La cabecera en una hoja (una fila por factura), los renglones en otra (una fila por renglón) y el IVA y las percepciones en otra. Mezclarlos en una sola fila obliga a inventar columnas "percepción 1, percepción 2…" que nunca alcanzan.

Una moneda por columna

Si tenés facturas en dólares, no las sumes con las de pesos. Mis Comprobantes las trae en su moneda de origen, con el tipo de cambio aparte, y un lector bien hecho también. Separá por moneda antes de sumar.

Antes de usar el Excel: tres controles

Pasar la factura a Excel no la valida. Antes de cargarla o pagarla:

1. Que sume. El neto más el IVA más las percepciones y otros tributos tiene que dar el total, y los renglones tienen que sumar el neto.
2. Que no esté dos veces. La misma factura llega por mail y alguien la escanea: en el Excel son dos filas iguales. El CUIT, el tipo, el punto de venta y el número la identifican.
3. Que el CAE sea válido. Que tenga 14 dígitos no lo valida: hay que constatarlo contra ARCA con el comprobante entero.

Cómo lo hace Anexa

Anexa (anexaempresas.io) hace la cuarta forma para las facturas de proveedores de una empresa argentina: cada factura que entra por mail, se sube o se fotografía se lee entera con IA, se controla —el dígito verificador del CUIT, que los renglones cuadren, los duplicados y el CAE contra ARCA— y se descarga en Excel o JSON, al centavo y con tus códigos de artículo si los cargaste. Está explicado en carga automática de facturas de proveedores.

Para una factura suelta, la demo del lector la lee gratis y sin registrarte y la baja en un Excel de tres hojas —la factura, los renglones, y el IVA con cada percepción—, con los importes como números y las fechas como fechas. Tu archivo no se guarda.