Facturas apócrifas: cómo detectarlas antes de pagarle al proveedor

Una factura apócrifa es una factura que ARCA considera que no respalda una operación real. El riesgo no lo corre solo el que la emite: la empresa que la recibe puede perder el crédito fiscal de IVA y el gasto en Ganancias de esa compra, aunque la haya pagado de buena fe.

Detectarla lleva dos controles distintos —uno sobre el comprobante y otro sobre el emisor— y, para defenderse, un tercero que ningún sistema hace solo: guardar las pruebas de que la compra existió.

Qué es una factura apócrifa

ARCA marca como apócrifas las facturas de emisores que, según sus controles, no pueden haber hecho lo que facturan: por ejemplo, porque no tienen la capacidad económica, operativa o financiera para esas ventas. Esos emisores se publican en la base de facturas apócrifas, que cualquiera puede consultar por CUIT. La propia página de ARCA aclara para qué sirve:

Los datos son de carácter meramente informativos, con una función preventiva.

Que un proveedor entre en la base no decide por sí solo que tu compra no existió, pero cambia quién tiene que probar qué. La discusión con ARCA pasa a ser si podés demostrar que la operación fue real.

Qué riesgo corre la empresa que la recibe

Si ARCA considera apócrifa una factura que computaste, puede impugnar el crédito fiscal de IVA y el gasto en Ganancias de esa compra. En los casos más graves, puede tratarla como una salida no documentada.

Hay fallos en los dos sentidos. Algunos dieron la razón a empresas que pudieron probar la operación; otros sostuvieron la impugnación aunque el proveedor hubiera entrado en la base después de la compra, cuando había indicios de que la operación no fue real. La conclusión práctica es la misma en todos: lo que defiende a la empresa son las pruebas de la compra, no el comprobante solo.

Dos controles distintos

1. Constatar el CAE: ¿el comprobante está autorizado?

La ley obliga a quien recibe una factura a comprobar que ARCA la autorizó:

Los contribuyentes estarán obligados a constatar que las facturas o documentos equivalentes que reciban por sus compras o locaciones, se encuentren debidamente autorizados por la Administración Federal de Ingresos Públicos.

La constatación se hace con el comprobante entero —CUIT del emisor, punto de venta, tipo, número, fecha, importe y CAE— y detecta facturas adulteradas, inventadas o mal cargadas. El paso a paso está en constatación del CAE.

2. Consultar al emisor: ¿está en la base de apócrifas?

Un CAE válido no prueba que la operación existió. Un emisor puede tener comprobantes autorizados y aun así estar marcado. Por eso el segundo control es sobre el proveedor: en el servicio Facturas apócrifas de ARCA se ingresa su CUIT y, si figura, aparecen la fecha de publicación y la fecha desde la que se lo considera apócrifo. ARCA también ofrece el listado completo para descargar y un web service para consultarlo desde un sistema.

Cuándo consultar

• Al dar de alta al proveedor. Antes de la primera compra, y guardando la consulta con su fecha.
• Antes de cada pago, o al menos antes de los pagos grandes. La base se actualiza, y un proveedor que estaba limpio puede aparecer.
• Periódicamente sobre todo el maestro de proveedores. Con el listado descargable se cruza la lista entera de CUIT de una vez.

Qué guardar de cada compra

Si un proveedor termina en la base, lo que importa es poder mostrar que la compra fue real. Para cada factura:

• La orden de compra: quién decidió comprar, a quién y por cuánto.
• El remito o la conformidad de recepción: que la mercadería o el servicio llegaron. El cruce de las tres puntas está en three-way match.
• El pago por banco, a una cuenta a nombre del proveedor. Un pago a un CBU que cambió hace poco merece su propio control: ver fraude por cambio de CBU.
• La consulta a la base, con la fecha en que se hizo.
• El original de la factura tal como llegó.

Señales que merecen una mirada más

Ninguna prueba nada sola, pero juntas justifican consultar antes de pagar: un proveedor nuevo que factura montos altos desde el primer mes, facturas por servicios descritos de forma genérica, un domicilio que no se puede verificar, o un proveedor que pide pagar a cuentas de terceros.

Cómo lo hace Anexa

Anexa (anexaempresas.io) hace el primer control y la mitad del tercero en cada factura que entra:

• Constata el CAE contra ARCA con el servicio oficial de constatación, y la factura que no pasa queda bloqueada: no llega al pago.
• Guarda el original de cada factura y, si la compra tiene orden, no la deja pagar sin remito, por más firmas que tenga.
• Cambiar el CBU de un proveedor pide tres personas distintas.

La consulta a la base de apócrifas es por CUIT y hoy se hace en el servicio de ARCA, aparte. Cómo entra y se controla cada factura está en carga automática de facturas de proveedores.